物业项目投标工作的十大环节
2013-10-22

当物业企业接到总部园区和研发基地的招标文件并经过现场踏勘和提问答疑后,市场部就要进行拟投标项目的可行性分析;当该项目的投标建议得到批准后,市场部随即组织人员开始编制投标书。下面围绕着投标书从策划、编制、投标和答辩的十个环节,阐述如何建立大型物业投标项目的管理流程。

一、建立小组

要制作出响应充分、特点鲜明、专业凸显的投标书并非易事,明华的标书编写,在公司总部至少有多人可以参与编制,需要时抽调部分项目经理和技术骨干一起参与,当多项任务碰在一个时间段时,可以分出两到三个标书小组。

明华的总部园区和研发基地项目投标都要组织多人参与的标书小组,至少有三人分工合作(一人侧重商务标、一人侧重技术标、一人准备资信文件和标书排版印制),我自己侧重标书整体策划和技术标多一些,也参与过商务标编制和资信文件的准备。

二、确定分工

公司总经理室的分管领导担任标书小组负责人,研究确定每个投标项目在技术标重点章节、商务标测算原则等重要事项;技术标执笔人和专业配合人员根据与标书负责人商定的大原则进行编制,过程中经常碰头研究谈论疑难事项;商务标执笔人要向人事部了解最新岗位薪资,向行政部采购员了解物资价格行情,并且研究招标文件中相关测算表式;企业资信文件编集人根据本次招标文件的要求,收集汇编相关最新资信材料用于投标书中。标书文字稿和表格编写完成后,还要有专人进行版面编排、文字校对、交付印刷和盖章封装等工作。

凡事——预则立,不预则废。只有经过详尽的策划安排,整个投标工作才能有条不紊地顺利进行。投标书的策划主要包括技术标、商务标和资信文件等三部分:

三、技术文件

1、技术文件策划:我的工作体会是技术标的策划需要体现三个原则:(1)“雪中送炭”——招标书中的所有服务需求都需要得到相应和落实;(2)“锦上添花”——本企业对于类似物业的管理经验的服务心得需要得到充分体现;(3)“献计献策”——标书中如能对于项目管理改进和服务提升有所建言,当能得到采购人及评委的充分首肯。

2、技术文件要点把握:(1)编写者要认真阅读招标文件,识别采购方需求,熟悉本企业以往类似项目的服务提供模式;(2)编写者尽量参加现场踏勘及现场提问,以确定本项目技术要点、管理难点和应对措施,通过答疑提问进一步确定重点难点;(3)编写者要根据本项目情况,重点阐述对重点难点和认识和应对措施;(4)编写者要熟悉本企业类似项目技术方案的内容和格式,可以在标书中选录本企业成功经验和管理案例;(5)在引用通用性的技术方案时,要注意表述重点的转换性安排并注意文字的统一性。

四、商务文件

1、商务文件策划:我的工作体会是商务标的策划也需要体现三个特点:(1)“精准测算”——对于人员、物耗、能耗、检测费用、开办费用和外包费用等要有相对精准的测算,使得招标书中确定的物业管理费用得到合理的分配和安排;(2)“详细说明”——对于商务标中各项费用报价,应有逐项取费说明,有些是国家和地方政策法规规定(如最低工资标准和社保缴金比例),有些是行业和社会的收费标准(如物资采购和酬金税金);(3)“量入为出”——政府采购物业项目大都有最高价格限额,当按照“成本法”正向测算结果超出预算限额时,就需要采用“限额法”倒算出成本限额,适当压缩人员配置和物耗开支。

2、商务文件要点把握:(1)阅读招标文件时,记下投标价格限额和主要费用构成;(2)在现场踏勘及现场提问时,提出有关些疑问点以求解答或确认;(3)熟悉本企业以往类似项目商务报价,了解人员薪酬水平、各类物资的市场价格行情以及外发包项目的大致价格水平;(4)根据本项目价格限额情况适时调整人员、物耗、外发包等费用支出的结构比例;(5)对于竞争性较强的项目,可考虑适当的价格优惠措施,以增加本企业获标的胜算度。

五、资信文件

1、资信文件策划:投标书常用的一些资信文件(如营业执照、资质证书、体系贯标证书和项目创优证书等),我们都采用扫描件的方式,既清晰可辨又便于编辑;对于相关项目的合同复印件和业主方评价意见,我们都采用首尾页编辑方式,保留签字和红章,然后扫描;企业一旦获得各种相关的奖项或荣誉,在存档前前先留好扫描件、存好电子文档,当投标需要时可以随时选用。

2、资信文件要点把握:(1)标书中必备的企业资信材料千万不能遗漏,要防止因缺少重要资信材料而造成废标;(2)标书评分中可以得分的企业资信材料切忌不能遗漏,保证企业在客观评分项中拿足应有的得分;(3)能够反映企业综合实力的证明材料适当加入,以使采购人和评委能够充分认识到本企业的综合实力以及对本项目的掌控能力。

六、内容照应

1、技术方案部分与商务报价部分的相互照应。比如:技术标中的组织机构与商务测算时的部门和岗位名称要统一,岗位人数要统一,技术措施的名称要统一。

2、项目经理一览表与证书复印件的相互照应。如学历、职称、岗位资格证书、工作简历和项目任职经历等需要一致。

3、相互关联部分的前后照应(如资源配置中的人员、职责与条线方案中的组织保障等,条线方案中涉及应急事项处理与应急预案的照应等)。

七、评审校印

标书初稿完成后,需要组织小组或专人进行评审。评审人员可以由公司分管领导、市场部人员、拟任项目经理和相关评审部门人员组成。

评审主要关注以下几个方面:(1)内容上充分响应《招标文件》,体现本企业特色管理;(2)编排上体现企业标书规范,需要时增加创新度;(3)格式上整齐,图片搭配合适;(4)文字上通校一遍,无错字、错词、过期信息和不合适内容。

完成一本厚厚的标书是非常受累的(大型投标项目的技术标至少在150页以上),编写过程中难免有段落和文字的缺失和差错;企业最好是由另外人员(比如行政文员或拟任的项目经理)帮助通读和校对。文字定稿后要进行文本转版(将文本转成PDF格式)交印刷单位,在印出初稿后要及时通览一遍,避免缺漏页和排错版;标书印制后完成后,需要在《招标文件》指定处盖章签字,然后按照招标要求进行封装和盖章。

八、标书提交

不管是在本地投标或在外地投标,由于交通和路途情况的不可预测性,要有一定的提前量,切忌不要因为迟到而取消投标资格。在搬送标书时注意不要损坏封装,尤其是在大雨天气注意标书不能浸水;投标代理人到场要带好身份证件以备复核身份。重要投标项目,可考虑让拟任项目经理参加开标,以感受现场紧张气氛,提前做好心理准备,提前进入即将到来的答辩角色。

九、现场答辩

项目经理和其他答辩人应熟读标书,记下重点要点和评委提问的可能关注点,通过与标书主编人交流或模拟评审,抓住答题要点;答辩人应提前到达现场,避免仓促应战;有时间的话可以在脑中回放准备内容,回想可能准备不足之处;对于现场答辩的各个问题:先听清问题,记下要点;先回答主旨,再展开细节;可能时增加本人或本公司类似成功案例。

十、投标总结

市场竞争是残酷的,即便是再多的优秀企业参与,最后也只能有一家中标。在得到最后的中标结果后,无论本企业是否中标,都应该开个小结会,回顾总结本次投标的成功之处和不足之处,提出改进建议和落实提升措施,让本企业的市场竞标工作更加完善,竞争力更强。(作者系上海明华物业管理有限公司总经理助理、上海市政府采购物业管理评审专家)

以上这些关键点是物业在投标的时候所需要的,点都软件作为智慧物业系统的研发单位,本来并不擅长物业行业领域本身,但是为了做好服务,我们一直在不断的了解行业,与行业一同成长,这样才能真正为客户提供可靠的服务。

     
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